Jak przyspieszymy przepływ dokumentów w przedsiębiorstwie, czyli o nowoczesnej księgowości

Szef praktycznie każdego przedsiębiorstwa zna ten problem: nim faktury znajdą się w archiwizacji, powinny zostać podpisane przez część pracowników. Tok jest długi i zawiły, ale istnieje banalny pomysł na jego przyspieszenie. Jaki?

Obieg faktur pomiędzy pracownikami często jest koszmarny. Proces jest niesprecyzowany, każda faktura wraca do pracownika parokrotnie, albo zawierusza się gdzieś wśród reszty papierów… Na szczęście, są dostępne jednak proste rozwiązania, usprawniające obieg faktur. Workflow faktur, czyli obieg dokumentacji, bazuje na precyzyjnym rozplanowaniu kto, dla kogo i kiedy dostarcza dokumentację.

Proces zazwyczaj rozpisany jest za pośrednictwem grafów i dzieli się na parę punktów.

Jeśli stworzony tutaj artykuł zajął Cię i pragniesz więcej, to na pewno przypadnie Ci do gustu link do witryny biuro rachunkowe lubuskie, gdzie wyszukasz dużo postów.

Każdy z nich dotyczy zaangażowanych pracowników oraz precyzuje zakres ich zadań. Wyjaśnia też, jaki musi być stan dokumentacji w danych fazach. Workflow faktur może być przygotowany i kontrolowany przez fachowe rozwiązania informatyczne, ale właściciele firm mogą iść jeszcze krok dalej w przyspieszaniu procesu i postawić na elektroniczny obieg faktur - . Do systemu wpisujemy podstawowe cechy dokumentu, czyli jego numer seryjny, kwotę, na którą opiewa oraz walutę rozliczeniową.

W kolejnym etapie wprowadzamy szczegółowe daty (na przykład dostania, wysłania, otrzymania kwoty) oraz dane klienta. Możemy budować własne bazy danych klientów, przez co, uzupełnianie takich faktur będzie jeszcze sprawniejsze. Dalej planujemy, jak będzie przebiegał obieg faktur - czytaj o obiegu faktur. System sam także może nam zaproponować jego przebieg. W rezultacie powstaje diagram, wyszczególniający do kogo i kiedy trafi konkretny dokument. Proces finalizuje zatwierdzenie faktury przez uprawnioną do tego osobę i ostateczna archiwizacja.

Elektroniczny obieg faktur w naszym przedsiębiorstwie znacznie usprawni obieg dokumentów pomiędzy pracownikami i zapewni większą przejrzystość w dokumentacji. Cały proces możemy rozpisać za pomocą specjalnych rozwiązań i dodatkowo zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów. Narzędzia, które nam to umożliwią są dostarczane też przez rodzime firmy. Już teraz korzysta z nich kilkadziesiąt tysięcy osób.