Każda firma w Polsce ma bardzo dużo dokumentów – co zrobić, kiedy są już zbędne? I co z innymi podmiotami?

Kiedy ktoś zakłada w Rzeczypospolitej firmę, nie zawsze wie, jak mnóstwo różnorakich ”papierów” będzie musiał gromadzić i składować. Zaczynając od różnych pism urzędowych, pozwoleń, faktur, aż po akta pracowników i korespondencję. W jakimś miejscu trzeba je przechowywać. A kiedy przestają być już niezbędne? Niszczenie dokumentów nie jest jednak tak prostą sprawą.

Przede wszystkim trzeba oddzielić te, które są archiwalne i wciąż użyteczne, od tych niepotrzebnych. Następnie mieć w pamięci to, iż niszczenie dokumentów musi przebiegać w dany sposób. Nie można ich po prostu zebrać i zanieść na śmietnik. Powinny zostać właściwie pocięte, tak, aby nie dało się odczytać z nich żadnych danych – to niezwykle istotne przy tzw. danych wrażliwych. Ciekawym rozwiązaniem na oddanie dokumentacji, która nie zawiera tak istotnych danych jest recykling dokumentów. Okazuje się, iż to nic niezwykłego, nie wymaga wiele zachodu, a niepotrzebny papier może być ponownie przetwarzany.

Może Cię zainteresować: niszczenie dokumentów niszczenie dokumentów księgowych - oferta firmy Destroy



Co więcej – dana firma nie musi się tym zajmować sama! Obecnie w Polsce jest kilka firm, które recykling dokumentów mają w swej ofercie. Zazwyczaj wygląda to tak, iż firma przywozi do danego zakładu swoje kartony z plombami i ustawia je w ważnych punktach biura (idealnym miejscem często jest pomieszczenie ksero). Pracownicy mogą do nich wrzucać stary, zużyty papier. Gdy pudła się wypełniają, firma od recyklingu odbiera je z biura. Co ważne – później niszczy (ciekawostka – można poprosić, by ten proces był sfilmowany!), a właściciel dostaje certyfikat. Nieco odmienna sprawa ma się z zakładami państwowymi i placówkami oświatowymi.

Więcej informacji: Destroy & Recycling - brakowanie dokumentów

One muszą nade wszystko robić brakowanie dokumentów. Na czym to polega? Trzeba oddzielić dokumenty, nie będące już ważne czasowo (na przykład – arkusze ocen). Zasadniczo brakowanie dokumentów powinno być przeprowadzane raz do roku, zdarza się jednak, że czyni się to nie tak często (na ogół dotyczy do jednakże małych składnic). Niezwykle istotną informacją w powyższym zagadnieniu jest to, że, by tego typu partie dokumentów zniszczyć, zgodę musi najpierw wyrazić dyrekcja określonej placówki.