Program do zarządzania dokumentami

Obieg dokumentów w firmie firmie to kwestia przetrwania. Od ustalenia systemu i kontroli powinniśmy zabierać się za ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu koordynacji, nie tylko faktur papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić firmie program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.

Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy ustanowić jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania >>> systemy zarządzania środowiskowego treścią. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, sprawdzonych od lat z powodzeniem. Jest również możliwość aby, w przypadku chociażby niestandardowego podziału prac, skorzystać z autorskich rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej.
Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich zapewnia inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i płynny obieg dokumentów. System bezdziennikowy preferowany jest zwykle w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. android sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach. Ważna jest ich precyzyjna segregacja - tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ pism drogą cyfrową ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi pracownikami do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się specjalistyczne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.