Jakie ma zalety elektroniczny obieg faktur, który zaczyna być bardzo chętnie wykorzystywany przez rozmaite firmy.

Pomimo coraz większemu postępowi technologicznemu w dalszym ciągu większość firm ma wdrożony standardowy obieg faktur i innych dokumentów w postaci papierowej. Niestety niejednokrotnie rodzi to sporo rozmaitych problemów z organizacją.

Faktury trafiają do kilku działów, bo niektóre z nich od razu przejmuje księgowość, część magazyn, a niektóre dochodzą listami do sekretariatu. I później pojawia się sporo zamieszania, dokumenty (segregacja dokumentów) się gubią, a nieodpowiedni przepływ informacji sprawia, że na obsługę wszystkiego przeznacza się dużo więcej czasu. Dlatego też bardzo często firmy się decydują na wdrożenie mechanizmów usprawniających, ale też porządkujących dokumenty. Jednym z takich usprawnień jest elektroniczny obieg faktur, który zdobywa coraz większą popularność nie tylko wśród największych przedsiębiorstw, ale także niewielkich firm (obieg faktur). Rozwiązanie takie przede wszystkim daje duże oszczędności, już mając kilka tysięcy dokumentów rocznie zyski są bardzo zauważalne. Zmniejsza się czas przeznaczony na przetwarzanie dokumentów, zmniejsza liczba pomyłek i przede wszystkim odciąża pracowników, którzy zająć się będą mogli innymi rzeczami.

Firmy które się zajmują wdrażaniem elektronicznego obiegu faktur, takie jak na przykład Basware Polska, chwalą się nawet kilkudziesięcioprocentowymi oszczędnościami czasu (Efematic). Przyglądając się rozwiązaniom, które mają w ofercie, będzie to jak najbardziej możliwe, bowiem korzystają przy tym z zaawansowanych technologii i technicznych nowinek. W praktyce proces ten polega na tym, że przychodzące do firmy faktury są sortowane i skanowane. Odbywa się to na specjalnych urządzeniach firmy Kofax, jakie wykorzystując technologię OCR przerabiają skan do wersji cyfrowej, z odczytanymi wszystkimi kwotami (efematic.pl).

Skuteczność takich procesów sięga nawet 90 procent, więc takiej ilości danych nie trzeba przepisywać w sposób ręczny, a jeżeli pojawią się jakieś rzeczy do uzupełnienia, to można to rzecz jasna wykonać ręcznie. Uzyskane dane razem ze skanem dokumentu trafiają od razu do systemu ERP, w którym realizowana jest ich kolejna obróbka.